Prosedur Payroll System Yang Harus Dipahami dan Dijalankan Secara Penuh

By | February 20, 2017

Payroll system merupakan sebuah pengembangan dari sekumpulan prosedur yang menjadikan perusahaan dapat menahan, menarik, dan memberi motivasi kepada karyawan serta mengendalikan anggaran yang dikeluarkan untuk membayar gaji.

Dikarenakan tidak adanya suatu pola yang bisa digunakan secara umum, maka prosedur penggajian ini harus dilaksanakan secara adil dan sesuai dengan kebijakan yang diambil oleh perusahaan.

Setidaknya terdapat beberapa prosedur payroll system yang harus Anda jalankan demi menciptakan perolehan gaji yang adil bagi setiap karyawannya.

Prosedur-prosedur dalam payroll system

Prosedur Payroll System Yang Harus Dipahami dan Dijalankan Secara Penuh

Prosedur Payroll System Yang Harus Dipahami dan Dijalankan Secara Penuh

  1. Prosedur pencatatan kehadiran

    Prosedur ini berguna untuk mencatat waktu kehadiran dari para karyawan. Pencatatan ini bisa dilakukan secara manual ataupun secara otomatis. Tentunya di era yang sudah modern ini, lebih efektif dan efisien jika menggunakan sistem otomatis yaitu dengan menggunakan finger print.

    Dengan menggunakan finger print akan diketahui dengan mudah datar hadir setiap karyawan setiap harinya. Jadi, saat data dibutuhkan untuk penghitungan gaji maka dapat ditemukan dengan mudah tanpa perlu melakukan rekap lagi.

  2. Prosedur pencatatan waktu kerja

    Pencatatan waktu kerja sangat bermanfaat bagi perusahaan manufaktur yang memproduksi suatu barang berdasarkan dengan jumlah pesanan. Ya, setiap pekerja akan dirinci waktu kerjanya beserta dengan barang yang berhasil diproduksi dalam satu harinya. Dengan begitu payroll system dapat dilakukan dengan mudah dan adil.

  3. Prosedur pembuatan daftar gaji

    Prosedur ini harus dilakukan secara teliti dan hati-hati, karena berkaitan langsung dengan jasa yang telah diberikan karyawan kepada perusahaan. Jadi penyusunan gajinya harus benar dan dilakukan secara adil.

    Dalam prosedur pembuatan gaji ini banyak sekali data yang harus diapakai seperti surat pengangkatan recruitment pegawai baru, penurunan pangkat, kenaikan pangkat, masa kerja, prestasi, pengalaman kerja, pendidikan, pemberhentian karyawan, daftar hadir, daftar gaji bulan lalu, tunjangan-tunjangan yang memungkinkan diperoleh karyawan.

    Perlu diingat bahwa setiap karyawan bisa saja memiliki gaji yang berbeda meskipun berada pada bagian yang sama. Hal yang dapat membedakan gaji dari satu karyawan dengan karyawan lain salah satunya adalah tunjangan. Ada banyak jenis tunjangan seperti tunjangan hari raya, kesehatan, keluarga, dan lain sebagainya.

    Tunjangan yang diterima oleh karyawan yang belum menikah dengan yang sudah menikah tentu saja berbeda. Jadi, Anda tidak boleh menyalahkan jika gajinya berbeda dengan karyawan lainnya, karena ini merupakan ketentuan umum dari perusahaan.

  4. Prosedur distribusi gaji

    Prosedur distribusi ini maksudnya adalah menyerahkan laporan kepada manager mengenai biaya gaji yang akan diberikan kepada karyawan pada periode tertentu. Tujuannya adalah untuk meminta persetujuan kepada manager agar anggaran untuk menggaji karyawan segera dicairkan.

    Laporan tentang penggajian ini juga dapat digunakan oleh manager sebagai bahan untuk pengambilan keputusan penting. Jadi, seorang HRD yang membuat payroll system harus jujur dan bertanggungjawab agar tidak terjadi kecurangan dan penyelewengan.

  5. Prosedur pembayaran gaji

    Setelah disetujui oleh pimpinan, selanjutnya HRD meminta petugas keuangan atau bendahara kantor untuk mengeluarkan kas perusahaan guna menggaji karyawan. Penggajian ini bisa berupa uang tunai ataupun ditransfer ke rekening masing-masing karyawan tergantung dari kebijakan perusahaan.

    Memang lebih praktis jika gaji karyawan ditransfer ke rekening masing-masing, namun kebanyakan masih menggunakan sistem uang tunai karena karyawan sendiri akan merasa lebih puas dengan menerima gaji secara langsung.

Kelima prosedur tersebut tidak boleh ditinggalkan dalam proses penggajian dari suatu perusahaan. Jika melangkahi satu prosedur saja, maka tidak akan terjadi keadilan dan kesejahteraan dalam penggajian. Jadi, selalu pastikan bahwa prosedur tersebut telah dijalani secara penuh dan benar. Apabila anda ingin langsung menggunakan payroll system tanpa harus mengaturnya terlebih dahulu, gunakan Sleekr HR, informasi produk bisa langsung kunjungi https://sleekr.co/hr/.